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Für die Abteilung 3 Studium und Lehre an der Technischen Universität Hamburg suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt die:


Assistenz der Abteilungsleitung
(m/w/d)


Teilzeit (50%) und unbefristet.

Die Vergütung erfolgt nach Entgeltgruppe 9a  TV-L

Kenn-Nr. 16424T3

Im Mittelpunkt der Forschung, der Lehre und des Technologietransfers der TU Hamburg steht das Leitmotiv, Technik für die Menschen zu entwickeln. Hierbei versteht sich die TU Hamburg als familiengerechte und nachhaltig handelnde Universität mit hohem Leistungs- und Qualitätsanspruch, die in allen ihren Forschungsfeldern Exzellenz anstrebt. Interdisziplinarität, Innovation, Regionalität sowie Internationalität sind verpflichtende Grundlagen für unser Handeln.

Mit derzeit rund 8.000 Studierenden, 110 Professorinnen und Professoren sowie 1.650 Mitarbeitenden zeichnet sich die TU Hamburg durch kurze Entscheidungswege und eine enge Zusammenarbeit zwischen dem Präsidium, den Instituten, Studiendekanaten, Forschungsschwerpunkten und der Verwaltung aus. Wir identifizieren uns mit einer modernen Führungskultur und pflegen ein wertschätzendes Miteinander.

Die Abteilung 3 „Studium und Lehre“ bietet umfassende Dienstleistungen für Studierende, Promovierende und Lehrende an, vom Erstkontakt bis zum Studienabschluss und den Übergang in den Beruf. Unser Ziel ist die Bereitstellung bestmöglicher Serviceleistungen und Strukturen für ein hochwertiges Studienangebot und ein erfolgreiches Studium.


IHRE AUFGABEN
Sie unterstützen neben der Abteilungsleitung auch die Referate und Stabsstellen der Abteilung in übergeordneten Verwaltungstätigkeiten und arbeiten in Projekten mit. Das Aufgabengebiet ist vielseitig und trägt maßgeblich zu einer effizienten, erfolgreichen Arbeit der gesamten Abteilung bei.

  • Allgemeine Assistenztätigkeiten, z.B.
    im Haushalts-, Rechnungs- und Beschaffungswesen, Ansprechperson für Fragestellungen, Postbearbeitung, Korrespondenz (telefonisch/schriftlich), Terminplanung und Überwachung, Vorbereitung und Teilnahme an Sitzungen und Gesprächen, inkl. Protokollierung und Ergebnisüberwachung, Datenmanagement und Pflege der Homepage
  • Unterstützung bei der Erstellung von Vermerken, Berichten und Präsentationen einschließlich Recherchen zu fachspezifischen Themen für die Abteilungsleitung
  • Mitarbeit bei Projekten, z.B.
    Mitwirkung bei der Planung und -Dokumentation
    Übernahme von projektbezogenen Teilaufgaben in eigener Verantwortung



IHR PROFIL

Einstellungsvoraussetzung

  • abgeschlossene Ausbildung in einem verwaltenden oder büronahen kaufmännischen Beruf oder
  • der Berufsausbildung gleichwertige Fachkenntnisse



ERFORDERLICHE FACHKENNTNISSE UND PERSÖNLICHE FÄHIGKEITEN

  • sicherer Umgang mit modernen Informations- und Kommunikationssystemen, insbesondere mit MS Office-Anwendungen
  • Deutschkenntnisse in Wort und Schrift (C1 Niveau), Englischkenntnisse in Wort und Schrift (B2 Niveau)
  • Selbstständigkeit, Verantwortungsbewusstsein, Termintreue
  • Kommunikations- und Organisationsgeschick sowie interkulturelle Kompetenz
  • idealerweise Berufserfahrung im Sekretariats-/ Assistenz-Bereich von Führungskräften

    Bewerben Sie sich bitte auch, wenn Sie einzelne Kenntnisse nicht vorweisen können, aber bereit sind, sich diese kurzfristig zu erarbeiten.


    UNSER ANGEBOT

    • sinnstiftende teamorientierte Tätigkeit in einem internationalen Arbeitsumfeld an einem vielseitigen Arbeitsplatz im öffentlichen Dienst
    • Gestaltungsmöglichkeiten in einem intrinsisch motivierten Umfeld
    • flexible, familienfreundliche Arbeitsbedingungen mit 30 Tagen Urlaub pro Jahr bei einer fünf Tage-Woche
    • Möglichkeit zur mobilen Arbeit ("Homeoffice")
    • betriebliche Altersversorgung, vermögenswirksame Leistungen, umfassende Fort- und Weiterbildungsangebote
    • gute Verkehrsanbindung, gute Anbindung an den ÖPNV


    Haben Sie noch Fragen? Dann wenden Sie sich gerne an  Herrn Dunst Tel.-Nr. 040 / 428 78 – 3663 Email: dunst@tuhh.de oder Frau Petersen, Tel.-Nr. 040 / 428 78 – 3546, k.petersen@tuhh.de


    Die TUHH steht für Chancengleichheit sowie ein wertschätzendes und respektvolles Miteinander.


    Wir fördern die Gleichstellung der Geschlechter und berücksichtigen bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung das unterrepräsentierte Geschlecht. In der ausgeschriebenen Entgeltgruppe sind aktuell Männer unterrepräsentiert.

    Bitte übersenden Sie Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen (Anschreiben, tabellarischer Lebenslauf, Nachweis der abgeschlossenen Ausbildung oder Hochschulabschluss sowie relevante Arbeitgeberzeugnisse) über das online Bewerbungssystem bis zum 25.07.2024.
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