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Für die Finanzabteilung der Technischen Universität Hamburg suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine/ eine:


Assistenz
(m/w/d)
der Abteilungsleitung Finanzen


Vollzeit/Teilzeit und unbefristet.

Die Vergütung erfolgt nach Entgeltgruppe 9a  TV-L

Kenn-Nr. 9724T7

Im Mittelpunkt der Forschung, der Lehre und des Technologietransfers der TU Hamburg steht das Leitmotiv, Technik für die Menschen zu entwickeln. Hierbei versteht sich die TU Hamburg als familiengerechte und nachhaltig handelnde Universität mit hohem Leistungs- und Qualitätsanspruch, die in allen ihren Forschungsfeldern Exzellenz anstrebt. Interdisziplinarität, Innovation, Regionalität sowie Internationalität sind verpflichtende Grundlagen für unser Handeln.

Mit derzeit rund 7.500 Studierenden, 110 Professorinnen und Professoren sowie 1.600 Mitarbeitenden zeichnet sich die TU Hamburg durch kurze Entscheidungswege und eine enge Zusammenarbeit zwischen dem Präsidium, den Instituten, Studiendekanaten, Forschungsschwerpunkten und der Verwaltung aus. Wir identifizieren uns mit einer modernen Führungskultur und pflegen ein wertschätzendes Miteinander.

Als Assistenz der Abteilungsleitung Finanzen möchten wir Ihnen die Möglichkeit geben, den Leiter der Abteilung, der darüber hinaus als stellvertretender Kanzler agiert, in allen Bereichen seiner Aufgabenwahrnehmung zu unterstützen. Die Abteilung besteht derzeit aus neun Referaten bzw. Stabsstellen.

Die ausgeschriebene Stelle zeichnet sich aus durch ein vielseitiges, spannendes  Aufgabengebiet mit einer hohen Dynamik aus.


IHRE AUFGABEN

  • Unterstützung der Abteilungsleitung, Referate und Stabsstellen
    • Erstellung von Vorlagen, Formularen, Standardschreiben und Präsentationen
    • Unterstützung der Leitung, der Referate und der Stabsstellen bei der Organisation, Vor- und   Nachbereitung (inkl. Protokollerstellung) von Besprechungen, Workshops und Informationsveranstaltungen
    • allgemeine Bürotätigkeiten wie Kalender-, Urlaubs- und Postverwaltung, Fristenmanagement und Lektorat
    • Pflege des Internetauftritts
    • Vertretung der Assistenz des Kanzlers
    • Sachbearbeitung
      • Unterstützung bei der hochschulweiten Ausgestaltung der Vorgaben des Präsidiums zum Themenfeld Risikomanagement und Risikocontrolling
      • Koordination des Risikomanagementprozesses, d.h. Pflege der Risikomatrix, Verantwortlichkeit für das damit verbundene Berichtswesen und die Dokumentation
      • Pflege und Listenführung der Unterschriftsbefugnisse in Haushalts- und Kassenangelegenheiten sowie Prüfung und Bearbeitung von Neu-, Änderungs- und Widerrufsanträgen der Befugnisse
      • Unterstützung im Spendenmanagement der TUHH, d.h. Erstellung von Spendenbescheinigungen und Erfüllung der Berichtspflichten

    IHR PROFIL

    Einstellungsvoraussetzung

    • eine abgeschlossene Berufsausbildung in einem verwaltenden oder büronahen kaufmännischen Beruf oder gleichwertige Fähigkeiten und Erfahrungen


    ERFORDERLICHE FACHKENNTNISSE UND PERSÖNLICHE FÄHIGKEITEN

    • sehr gute Kenntnisse und Erfahrungen mit MS Office, vor allem Word und Excel sowie modernen Kommunikations- und Informationstechniken (E-Mail, Internet) und die generelle Bereitschaft die Bereitschaft, sich in weitere Anwenderprogramme einzuarbeiten
    • gründliche Kenntnisse des kaufmännischen Rechnungswesens sowie des Controllings; rechtlicher Rahmenbedingungen und Regelungen im Bereich Compliance, Risikomanagement, Kenntnisse des Kassenrechts
    • gute Englischkenntnisse
    • Souveränität im Umgang mit sensiblen Informationen und Daten
    • Engagement, Eigeninitiative und Belastbarkeit sowie selbständiges und eigenverantwortliches Handeln
    • freundliches und professionelles Auftreten sowie ein hohes Maß an Organisations- und Kommunikationsfähigkeit
      Bitte bewerben Sie sich gerne auch, wenn Sie einzelne fachliche Anforderungen noch nicht oder noch nicht vollständig erfüllen können, sich aber zutrauen, sich fehlende Kenntnisse kurzfristig zu erarbeiten.


      UNSER ANGEBOT

      • ein unbefristeter, zukunfts- und standortsicherer Arbeitsplatz in einem interessanten Arbeitsumfeld
      • freundliches und wertschätzendes Arbeitsklima
      • Work-Life-Balance – flexible und familienfreundliche Arbeitszeit sowie die Möglichkeit anteilig mobil zu arbeiten
      • Fitnessclub direkt auf dem Campus (Hochschulsport), Sonderkonditionen in weiteren ausgewählten Sport- und Fitnessclubs
      • breites und umfangreiches Schulungs- und Weiterbildungsangebot, betriebliche Altersvorsorge und Gesundheitsförderung


      Haben Sie noch Fragen? Dann wenden Sie sich gerne an Herrn Dr. Volker Pekron Tel.-Nr. 040 / 428 78 - 4100, Email: finanzen@tuhh.de


      Die TUHH steht für Chancengleichheit sowie ein wertschätzendes und respektvolles Miteinander.


      Wir fordern insbesondere Männer auf, sich zu bewerben. Sie werden aufgrund ihrer Unterrepräsentanz bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung vorrangig berücksichtigt.

      Bitte übersenden Sie Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen (Anschreiben, tabellarischer Lebenslauf, Nachweis der abgeschlossenen Ausbildung oder Hochschulabschluss sowie relevante Arbeitgeberzeugnisse) über das online Bewerbungssystem bis zum 30.04.2024.
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